บทท 2 การเข าและออกจากตารางท างาน โปรแกรมตารางท างานท อ างถ งน เป นโปรแกรมท ช อ ไมโครซอฟต Excel 7 ท ท างานภายใต โปรแกรมระบบปฏ บ ต การ WINDOWS ซ งจ าเป นต องม อ ปกรณ ต าง ๆ ของเคร องคอมพ วเตอร อย างต า ด งน 1. เคร องคอมพ วเตอร ท ม CPU ร น 80486 2. จอภาพส ชน ด VGA 3. แป นพ มพ 4. เมาส 5. ความจ ของหน วยความจ าหล ก (แรม) 4 เมกะไบต ในทางปฏ บ ต ควรม ความจ อย างน อย 16 เมกะไบต 6. ฮาร ดด สขนาด 100 เมกะไบต ในทางปฏ บ ต ควรม ความจ 2.1 จ กะไบต และม พ นท ว างใน ฮาร ดด สเหล ออย ประมาณ 100 เมกะไบต เพ อใช เป นท พ กข อม ลช วคราว โปรแกรมตารางท างาน Excel 7 จะต องท างานภายใต โปรแกรมระบบปฏ บ ต การ WINDOWS ในท น จะใช โปรแกรมระบบปฏ บ ต การช อ WINDOWS 95 ซ งผ เร ยนเคยเร ยนร มาก อนแล ว แต จะขอทบทวนการใช งานโปรแกรม WINDOWS 95 เท าท จ าเป นในการใช งานบางอย างเท าน น ข นตอนการเข าส โปรแกรม WINDOWS 95 เป ดสว ตช ต วเคร องคอมพ วเตอร และ สว ตช จอภาพแล วรอส กคร จนเก ด ภาพด งร ปท 2.1 แสดงว าได เข าส โปรแกรม WINDOWS 95 เร ยบร อย แล ว ร ปท 2.1 8
ส งจ าเป นส าหร บการใช งานโปรแกรม WINDOWS 95 และโปรแกรมต าง ๆ ท ท างานบน โปรแกรม WINDOWS ค อ เมาส ซ งการใช เมาส ม พ นฐานของการใช งานด งน 1. การช ค อการเล อนเมาส เพ อให ต วช ช ไปย งต าแหน งท ต องการ 2. การคล ก ค อการกดป มซ ายของเมาส หน งคร ง 3. การคล กขวา ค อการกดป มขวาของเมาส หน งคร ง 4. การด บเบ ลคล ก ค อการกดป มซ ายของเมาส อย างรวดเร วสองคร งต ดต อก น 5. การลาก ค อการกดป มซ ายของเมาส ค างไว แล วเล อนเมาส เพ อลาก (drag) ต วช ไปย ง ต าแหน งท ต องการแล วปล อย โปรแกรมท ส าค ญส าหร บการใช งานบนโปรแกรม WINDOWS ค อ โปรแกรม Explorer ซ ง สามารถท างานได หลายอย างด วยก นแต จะขอทบทวนการใช งานบางอย างเท าน นได แก การสร าง Folder การค ดลอกไฟล และการลบไฟล การเป ดโปรแกรมหร อเป ดหน าต าง Explorer จากร ปท 2.1 ให ช เมาส ไปท เร ม พร อมก บคล กเมาส ต อจากน นให เล อนเมาส ไปท Program และช เมาส ไปท Windows Explorer พร อมก บคล กเมาส เพ อ เป ดหน าต างโปรแกรม Explorer การท างานท งหมด ให ด ท ร ปท 2.2 ประกอบ เม อท างานตามข นตอนน แล วจอภาพจะเปล ยนเป นแบบเด ยวก บร ปท 2.3 แสดงว าได เป ดหน าต างโปรแกรม Explorer แล ว ร ปท 2.2 การสร าง Folder เพ อใช เก บแฟ ม จากร ปท 2.3 ช เมาส ไปท File และคล กเมาส เล อนเมาส ต อไปท New และเล อนต อไปท Folder พร อมก บคล กเมาส ผลการท างานต าง ๆ จะเหม อนก บร ปท 2.4 หล งจากน นบน จอภาพจะปรากฏ Folder ใหม ข นมาช อ New Folder ด งร ปท 2.5 ร ปท 2.3 9
ร ปท 2.4 ร ปท 2.5 จากร ปท 2.5 เล อนเมาส ไปช ท ข อความ New Folder และคล กเมาส รอส กคร เคอร เซอร จะ ปรากฏตรงข อความ New Folder ให แก ไข เป น MyFolder ด งร ปท 2.6 ร ปท 2.6 10
การค ดลอกแฟ ม จากร ปท 2.6 ให เล อนเมาส ไปท Scroll bar เพ อเล อนหน าต างให มองเห นแฟ มช อ Config.dos เพ อค ดลอกแฟ มน ไปเก บไว ย ง Folder ช อ MyFolder เม อพบแฟ ม Config.dos แล วให คล กเมาส ตรง Icon ของ Config.dos จะเก ดแถบส ข นท Icon ของ แฟ ม Config.dos ด งร ปท 2.7 ต อจากน นให เล อนเมาส ไปคล กท Edit และไปคล กท Copy ตามล าด บ ร ปท 2.7 จากร ปท 2.7 เล อนเมาส ไปท Scroll bar และเล อน Scroll bar ให มองเห น Folder ช อ MyFolder เพ อท จะเป ดหน าต าง My Folder และน าแฟ ม Config.dos ท ค ดลอกมาแล วไปเก บไว ย ง Folder น ร ปท 2.8 ว ธ การเป ดหน าต าง MyFolder ให ด บเบ ลคล กท Icon ช อ MyFolder ตามร ปท 2.8 และหน าต างของ MyFolder จะถ กเป ด ด งร ปท 2.9 ร ปท 2.9 11
จากร ปท 2.9 ให คล กท Edit และ Paste ตามล าด บ (บนจอภาพจะปรากฏภาพด งร ปท 2.10) เพ อท จะน าแฟ ม Config.dos มาเก บย ง Folder ช อ My Folder เม อท าตามข นตอนเสร จ แฟ ม Config.dos จะถ กจ ดเก บลงใน Folder ช อ MyFolder โดยอ ตโนม ต ด งร ปท 2.11 ร ปท 2.10 ร ปท 2.11 แสดงการค ดลอกแฟ ม Config.dos จาก Drive C: มาเก บไว ใน Folder ช อ MyFolder ร ปท 2.11 12
การลบแฟ ม จากร ปท 2.11 ถ าจะลบแฟ ม Config.dos ออกจาก Folder ช อ MyFolder ให คล กท Icon ช อ Config.dos เพ อสร างแถบส และ ต อจากน นให ท าด งร ปท 2.12 โดยคล กท File และเล อนเมาส ไปคล กท Delete ตามล าด บ เม อท าเสร จ จะปรากฏหน าต างด งร ปท 2.13 เพ อย นย นการลบแฟ ม ร ปท 2.12 ถ าคล กท Yes Icon ของ Config.dos จะหายไปแสดงว า แฟ ม Config.dos ได ถ กลบออกจาก Folder ช อ MyFolder เร ยบร อยแล ว (ด ร ปท 2.14 ประกอบ) ร ปท 2.13 ร ปท 2.14 แสดงภาพการลบแฟ ม Config.dos ซ ง Icon ช อ Config.dos จะหายไปจาก Folder MyFolder ร ปท 2.14 13
ข นตอนการออกจากโปรแกรม Windows 95 จากร ปท 2.14 ให คล กท ป ม Close ป มกากบาท เพ อป ดหน าต างโปรแกรม Explorer และจอภาพ จะปรากฏภาพด งร ปท 2.15 เม อจะออกจาก โปรแกรม Windows 95 ให คล กท ป ม เร ม และ เล อนเมาส ไปท Shut Down พร อมก บคล กเมาส ด ร ปท 2.16 ประกอบ ร ปท 2.15 หล งจากคล กเมาส ท ป ม เร ม จอภาพจะปรากฏภาพด ง ร ปท 2.16 ร ปท 2.16 ร ปท 2.17 จากร ปท 2.17 ให คล กท ป ม Yes แล วรอ ส กคร จนกระท งปรากฏข อความ It s now safe to turn off Your computer จ งจะป ดเคร องได 14
2.1 การเร ยกใช โปรแกรมไมโครซอฟต เอ กเซล โปรแกรมไมโครซอฟต เอ กเซลต อไปน จะเร ยกว า โปรแกรมเอ กเซล ซ งเป นโปรแกรมท ท างานในร ปของตาราง และท างานภายใต โปรแกรมระบบปฏ บ ต การ Windows ด งน นก อนการเร ยกใช งานโปรแกรมเอ กเซลต องเร ยกใช งานโปรแกรม Windows ก อนจ งจะเร ยกใช โปรแกรมเอ กเซลได การต ดต งโปรแกรมเอ กเซลลงบนเคร องคอมพ วเตอร จะต องต ดต งโปรแกรม ระบบปฏ บ ต การ Windows ก อนและหล งจากน นให ต ดต งโปรแกรมไมโครซอฟต ออฟฟ ศ (Microsoft office) ซ งโปรแกรมไมโครซอฟต ออฟฟ ศจะรวมเอาโปรแกรมประย กต ส าหร บใช งานในส าน กงานไว หลายโปรแกรมด วยก น โปรแกรมเอ กเซลเป นโปรแกรมหน งในหลาย ๆ โปรแกรมของโปรแกรม ไมโครซอฟต ออฟฟ ศ ว ธ การเร ยกใช งานโปรแกรมเอ กเซลม ข นตอนด งน 1. เป ดสว ตช ต วเคร องและรอส กคร เพ อเข าส โปรแกรม Windows 95 ด งร ปท 2.18 2. จากร ปท 2.18 คล กเมาส ท ป ม เร ม เล อนเมาส ไปท Program และเล อนเมาส ต อไปท Microsoft Excel พร อมก บคล กเมาส (ด ร ปท 2.19 ประกอบ) แล วรอส กคร บนจอภาพจะปราฏหน าต าง ของโปรแกรมเอ กเซล ด งร ปท 2.20 ร ปท 2.18 ร ปท 2.19 แถบค าส ง แถบช อเร อง แถบเคร องม อ มาตรฐาน แถบเคร องม อ การจ ดร ปแบบ แถบส ตร แถบแสดงสถานะ ร ปท 2.20 15 แถบเล อน ป มเล อน
2.2 องค ประกอบและเคร องม อของโปรแกรมเอ กเซล จากร ปท 2.20 หน าต างของโปรแกรมเอ กเซลจะม องค ประกอบด งน 1. แถบช อเร อง (title bar) ค อแถบท แสดงช อของโปรแกรม 2. แถบค าส ง (menu bar) ค อแถบท แสดงค าส งหล กของโปรแกรม 3. แถบเคร องม อ (tool bar) ค อแถบท แสดง Icon (ส ญร ป) ท ใช แทนค าส งของโปรแกรมแบ ง ออกเป น 2 ชน ดค อ 3.1 แถบเคร องม อมาตรฐาน (standard tool bar) 3.2 แถบเคร องม อการจ ดร ปแบบ (formatting tool bar) 4. แถบส ตร (formular bar) ค อแถบท ใช แสดงต าแหน งและข อม ลท บรรจ ในเซลท างาน 5. แถบเล อน (scroll bar) และป มเล อน ใช ส าหร บเล อนพ นท ของตารางท างาน 6. แถบแสดงสถานะ (status bar) ใช แสดงสถานะของตารางท างานในขณะใดขณะหน ง 2.2.1 เคร องม อของโปรแกรมเอ กเซล การท างานก บโปรแกรมเอ กเซลม การต ดต อส งงานได 2 ว ธ ค อการต ดต อส งงานโดยใช แถบ ค าส ง หร อใช การต ดต อส งงานโดยใช แถบเคร องม อ การส งงานจะส งโดยใช การคล กเมาส เป นหล ก แถบค าส งจะประกอบด วยค าส งหล กท งหมด 9 กล มค าส งค อ 1. แฟ ม เป นกล มของค าส งท ใช จ ดการก บแฟ มข อม ล 2. แก ไข เป นกล มของค าส งท ใช ในการแก ไขปร บปร งข อม ล 3. ม มมอง เป นกล มของค าส งท ใช ในการแสดงส วนต าง ๆ ของโปรแกรมเอ กเซลให ปรากฏ หร อไม ปรากฏบนจอภาพ 4. แทรก เป นกล มของค าส งท ใช ในการขอแทรก 5. ร ปแบบ เป นกล มของค าส งท ใช ในการจ ดร ปแบบ 6. เคร องม อ เป นกล มของค าส งท เป นเคร องม อช วยในการท างาน 7. ข อม ล เป นกล มของค าส งท ใช จ ดการก บข อม ล 8. ว นโดส เป นกล มของค าส งท จะต ดต อก บโปรแกรมต าง ๆ 9. ว ธ ใช เป นกล มของค าส งท ใช ขอความช วยเหล อ 16
การเร ยกใช ค าส งบนแถบค าส ง (menu bar) ให เล อนเมาส ไปย งค าส งท ต องการ ท างานพร อมก บคล กเมาส ต วอย างเช นต องการ ท างานเก ยวก บแฟ มข อม ลให ใช เมาส ไปช ท แฟ ม และคล กเมาส บนจอภาพจะปรากฏค าส งย อยของ กล มค าส งแฟ ม ด งร ปท 2.21 ถ าต องการท างานใน ค าส งย อยใดก ให เล อนเมาส ไปช ท ค าส งย อยน น พร อมก บคล กเมาส ร ปท 2.21 ลองเล อนเมาส ไปช ท ค าส งม มมองและคล กเมาส และ เล อนเมาส ต อไปย งแถบ เคร องม อจะเห นว าค าส งย อยต าง ๆ จะม ล กษณะท แตกต างก น สามารถสร ปความแตกต างได ด งน 1. ค าส งท เป นต วเข ม หมายถ งค าส งท สามารถส งงาน ได ในขณะน น 2. ค าส งท เป นต วจาง หมายถ งค าส งท ไม สามารถ ส งงานได ในขณะน น ร ปท 2.22 3. ค าส งท ม เคร องหมายถ ก ( ) อย หน าค าส งหมายถ งค าส งน นก าล งถ กใช งานอย 4. ค าส งท ม Icon เป นร ปบ มลงไป หมายถ งค าส งน นก าล งถ กใช งานอย 17
5. ค าส งท ม เคร องหมายห วล กศร ( ) อย ด านหล งหมายถ งค าส งเหล าน นจะม ค าส งย อยต อไปอ ก 6. ค าส งท ม จ ด 3 จ ด ( ) ต อท าย หมายถ งค าส งน ต องม ข อม ลเพ มเต มเพ อให ค าส งช ดเจน การใช แถบค าส ง เพ อต งค าหน ากระดาษ ก อนการท างานในโปรแกรมเอ กเซลควรม การต งค า หน ากระดาษ การต งค าหน ากระดาษม ข นตอนด งน 1. บนแถบค าส งให ใช เมาส คล กท แฟ ม จะปรากฏค าส งย อยด งร ปท 2.21 ให เล อนเมาส ต อไปท ต ง ค าหน ากระดาษและคล กเมาส บนจอภาพจะปรากฏภาพด งร ปท 2.23 ร ปท 2.23 2. ในส วนของการวางแนวให เล อกแนวต งหร อแนวนอนโดยการคล กให เก ดป มด าในช องท เรา ต องการ 3. ในส วน ปร บอ ตราส วนในรายการ ปร บเป น ปกต ต งไว 100% ใส ต วเลขส ดส วนเป นเปอร เซ นต ส าหร บพ มพ ย อ ขยาย 4. ในส วนของขนาดกระดาษให คล กท ป มเล อน ( ) เพ อเล อกขนาดของกระดาษ ปกต เล อกขนาด A4(210x297) mm 5. ในส วนค ณภาพการพ มพ ปกต ให เล อก 300 dpi 6. การต งขอบกระดาษจากร ปท 2.23 ให คล กเมาส ท ระยะขอบ บนจอภาพจะปรากฏภาพด งร ปท 2.24 ให ต งระยะขอบ บน ล าง ซ าย ขวา ห วกระดาษ ท ายกระดาษ ตามต องการในส วนของการจ ดกลางให เล อกตามแนวนอน 18
7. จากร ปท 2.24 ให คล กเมาส ท ห วกระดาษ/ท ายกระดาษ บนจอภาพจะปรากฏภาพด งร ปท 2.25 ในส วนของห วกระดาษใช เมาส คล กป มเล อนแล วคล กเล อกค าว าไม ม ในส วนของท ายกระดาษใช เมาส คล กป มเล อนแล วคล กเล อกค าว าไม ม 8. จากร ปท 2.25 คล กเมาส ท แผ น บนจอภาพจะปรากฏภาพด งร ปท 2.26 ในส วนพ มพ ถ าต องการ พ มพ ลงบนกระดาษโดยไม ให เห นเส นแบ งเซลให คล กท ช องแบ งเซลไม ให ม ป มด า 9. ตอบตกลงโดยคล กท ตกลง ร ปท 2.24 19
ร ปท 2.25 ร ปท 2.26 การใช แถบค าส งเพ อเล อกม มมองของโปรแกรมเอ กเซล แถบเคร องม อต าง ๆ ของ โปรแกรมเอ กเซล ผ ใช งาน ต องการให แถบเคร องม อใด ปรากฏบนจอภาพหร อไม ปรากฏบนจอภาพก สามารถท า ได โดยม ว ธ การด งน 1. คล กเมาส ท ม มมอง และเล อนเมาส ไปท ค าส งย อยช อ แถบเคร องม อบนจอภาพจะ ปรากฏค าส งย อยช อแถบ เคร องม อต าง ๆ อ กหลายช อแถบ เคร องม อด งร ปท 2.27 ผ ใช งาน ต องการให เคร องม อใดปรากฏ บนจอภาพให คล กท ช อแถบ 20
เคร องม อน นให ม เคร องหมายถ ก ( ) อย หน าช อแถบเคร องม อ ร ปท 2.27 2. โดยท วไปแถบเคร องม อท ปรากฏบนจอภาพจะม อย 2 แถบเคร องม อค อ แถบเคร องม อมาตรฐาน และแถบเคร องม อการจ ดร ปแบบด งน นช อค าส งย อยของแถบเคร องม อช อ มาตรฐาน และ จ ดร ปแบบ จะต องม เคร องหมายถ ก ( ) อย หน าช อ ด งร ปท 2.27 3. จากร ปท 2.27 ให คล กเมาส ท แถบเคร องม อช อ ร ปวาด หน าตาของโปรแกรมเอ กเซลจะ เปล ยนไปเหม อนก บร ปท 2.28 ร ปท 2.28 การเร ยกใช แถบเคร องม อ แถบเคร องท ม ไว ใช งานม อย ด วยก นหลายชน ด แต ท ใช งานอย เป นประจ าม อย ด วยก น 2 ชน ดค อ แถบเคร องม อมาตรฐานและแถบเคร องม อการจ ดร ปแบบ แถบเค องม อท ง 2 ชน ดจะเป นท ต งของ Icon ท ใช แทนค าส ง ผ ใช งานสามารถใช งานได โดยการคล กท Icon น น 21
ต วอย างของแถบเคร องม อและการใช งาน ต วอย างแถบเคร องม อมาตรฐานและการใช งาน Icon (ส ญร ป) ประโยชน ของการใช งาน ใช ในการสร างแฟ มเอกสารใหม ใช ในการเป ดแฟ มเอกสารข นมาใช งาน ใช ในการเก บแฟ มเอกสารท ใช งานอย ในขณะน นลงบนฮาร ดด สก หร อแผ นบ นท ก พ มพ เอกสารท ใช งานอย ในขณะน นออกมาทางเคร องพ มพ ต ดข อความหร อต ดภาพออกจากแฟ ม ใช ในการค ดลอกข อความหร อภาพ วางข อความหร อภาพลงในต าแน งท ต องการจากการใช ค าส งการค ดลอกมาแล ว ยกเล กค าส งท เราได ส งงานมาแล ว ต วอย างแถบเคร องม อการจ ดร ปแบบและการใช งาน Icon (ส ญร ป) ประโยชน ของการใช งาน ก าหนดร ปแบบ (Font) ของต วอ กษร ก าหนดขนาดของต วอ กษร ก าหนดข อความให เป นต วหนาหร อต วปกต ก าหนดข อความให เป นต วเอ ยงหร อต วปกต ก าหนดข อความให เป นต วข ดเส นใต หร อไม ข ดเส นใต ก าหนดข อความให เป นแบบช ดซ ายส ดของบรรท ด ก าหนดข อความให เป นแบบอย ก งกลางบรรท ด ก าหนดข อความให เป นแบบช ดขวาส ดของบรรท ด ก าหนดข อความให ช ดขอบซ ายและขอบขวา 22
การก าหนดเร ยกเคร องม อเอง ในการเร ยกใช เคร องม อบางเคร องม อข นมาใช งานม ว ธ การและข นตอนด งน 1. ให คล กท ม มมองและเล อนเมาส ไปท แถบเคร องม อ และเล อนเมาส ต อไปย ง ก าหนดเอง พร อม ก บคล กเมาส จะพบหน าต างให ผ ใช งานสามารถเล อกเคร องม อเพ อน ามาใช งานได ตามความต องการ (ด ร ป ท 2.29 ประกอบ) ถ าร ปภาพท ปรากฏไม เหม อนก บร ปท 2.29 ให คล กท ค าส ง ร ปท 2.29 2. ในส วนของประเภทเป นรายการให เล อกเมน เคร องม อ เช นถ าคล กท แฟ มทางด านขวาจะปรากฏ Icon ของเคร องม อด งร ปท 2.29 แต ถ าคล กท แก ไขในส วนของประเภททางด านขวาจะปรากฏ Icon ของ เคร องม อด งร ปท 2.30 ร ปท 2.30 23
3. ต องการเคร องม อใดให ใช เมาส คล กลากเคร องม อน นไปวางบนแถบเคร องม อ 4. คล กท ป มป ด 2.2.2 ล กษณะของต วช การต ดต อส อสารระหว างผ ใช งานก บโปรแกรมเอ กเซลม ว ธ การ ต ดต อส อสารท สะดวกและรวดเร วไม ว าจะเป นการใส ข อม ล การลบข อม ล การท างานต าง ๆ ท งหมดท เรา ต องการสามารถท าได อย างง ายดายโดยการใช เมาส เล อนไปช ย งต าแหน งท ต องการและใช การคล กเมาส หร อการลากเมาส แต เม อผ ใช งานเล อนเมาส ไปย งต าแหน งต าง ๆ บนหน าต างโปรแกรมเอ กเซล ล กษณะ ของต วช จะเปล ยนไปตามต าแหน งท อย ด งน ร ปร างของต วช ความหมาย บร เวณท ปรากฏ ให เล อนต วช ไปช ย งต าแน งของ แถบช อโปรแกรม แถบค าส ง ค าส งท ต องการ แถบเคร องม อมาตรฐาน แถบการ จ ดร ปแบบ แถบเล อน พร อมท จะพ มพ ข อความ ช ต าแหน งของสดมภ และแถวท ต องการจะเปล ยนความกว าง ช ต าแหน งเซลท ต องการเพ มเต ม ข อม ลโดยอ ตโม ต ช ต าแหน งในเซลตารางท างาน ในกรอบส าหร บเต มข อความ ขอบของห วสดมภ หร อขอบของ ห วแถว ม มล างขวาของพ นท ท างานหร อ เซลท างาน เซลในตารางท างาน 2.3 องค ประกอบของตารางท างาน หน าต างของโปรแกรมเอ กเซลจะประกอบด วยส วนต าง ๆ หลายส วน ในส วนท กล าวมาแล วค อ ส วนของเคร องม อท ต งอย บนแถบเคร องม อ นอกจากส วนของเคร องม อแล วส วนท ส าค ญต อมาค อส วน ของตารางท างานซ งจะถ กออกแบบให อย ในร ปของหน าต างท สามารถขยายหร อลดขนาดของหน าต างลง ได ตารางท างานของโปรแกรมเอ กเซลเปร ยบเหม อนกระดาษแผ นใหญ ท ถ กก าหนดให พ นท ท งหมด ท างานในร ปของตาราง โดยแบ งพ นท ส าหร บใส ข อม ลออกเป นส วน ๆ ซ งเร ยกว าเซล (Cell) แต ละเซลจะ เก ดจากการต ดก นของสดมภ และแถว จ านวนสดมภ จะม ท งหมด 256 สดมภ ต งช อเป น A,B,C,Z,AA,BB,CC,IV จ านวนแถวจะม ท งหมด 65536 แถวต งช อแถวเป น 1,2,3 65536 24
ช อของเซลแต ละเซลจะถ กเร ยกช อตามช อของสดมภ และช อของแถว ต วอย างเช น ช อเซล A1 ค อเซลท อย ในสดมภ ท A แถวท 1 ช อเซล E7 ค อเซลท อย ในสดมภ ท E แถวท 7 เป นต น ในการเป ดใช งานตารางท างานของโปรแกรมเอ กเซลแต ละคร งจะเปร ยบเหม อนก บท างานอย บน สม ดงาน 1 เล ม ซ งในสม ดงาน 1 เล มจะประกอบด วย แผ นงาน (Sheet) จ านวน 255 แผ นงาน ซ งแผ นงาน 1 แผ นงานก ค อกระดาษแผ นใหญ ท แบ งพ นท ท งหมดเป นตารางท างานโดยแบ งเป น 256 สดมภ 65536 แถว ด งน นการจ ดเก บแฟ มข อม ลของโปรแกรมเอ กเซลแต ละแฟ มข อม ลหมายถ งการจ ดเก บแฟ มสม ดงาน 1 เล มน นเอง แถบช อแฟ มข อม ล แถบช อสดมภ แถบช อแถว แถบช อ ตารางท างาน เซล E2 พ นท ใส ข อม ล (เซล) 1. แถบช อแฟ มข อม ล เป นท ต งของช อแฟ มข อม ล หร อช อสม ดท างาน ท ก าล งใช งานอย ในกรณ ท สร างแฟ มข อม ลใหม โปรแกรมเอ กเซลจะต งช อให เองโดยอ ตโนม ต จะใช ช อแฟ มข อม ลว า Book1 2. แถบสดมภ เป นแถบตามแนวนอนม ช อเร มต งแต A,B,C,Z,AA,BB,CC,IV รวมท งหมด 256 สดมภ โดยท วไปสดมภ จะปรากฏให เห นในหน าต างประมาณ 9 สดมภ แต สามารถเร ยกใช งานสดมภ อ น ๆ ให มาปรากฏในหน าต างได โดยการใช เมาส คล กท ป มเล อนขวาซ ายท อย ด านล างของหน าต าง 3. แถบช อแถว เป นแถบตามแนวต งม ช อเร มต งแต 1,2,3,65536 รวมท งหมด 65536 แถวส าหร บ แถวท มองไม เห นในหน าต างสามารถเร ยกใช งานแถวอ น ๆ ให มาปรากฏในหน าต างได โดยการใช เมาส คล กท ป มเล อนข นลงท อย ด านขวาส ดของหน าต าง 4. พ นท ใส ข อม ล (เซล) พ นท ใส ข อม ลซ งเราเร ยกว าเซล ถ าจะก าหนดให เซลใดสามารถใส ข อม ลได ผ ใช งานต องใช เมาส คล กท เซลน น เซลแต ละเซลสามารถท จะขยายให ใหญ ได ตามความต องการหร อจะ 25
ลดขนาดลงก ได ข อม ลท ใส ลงในเซลจะเป นข อม ลท เป นข อความ ข อม ลจ านวน หร อส ตรก ได 5. แถบช อตารางท างาน เป นแถบท อย ด านล างส ดของหน าต างท ม ข อความ Sheet1,Sheet2,Sheet3 ซ งเป นช อของตารางท างานในแต ละแผ นงานจากท งหมดจ านวน 255 แผ นงาน ถ าต องการไปท างานท แผ นงานใดให ใช เมาส คล กไปท แผ นงานน น เช นต องการท างานท แผ นงานท 2 ให ใช เมาส คล กท ข อความ Sheet 2 การป อนข อม ลจะท าได ก ต อเม อผ ใช งานต องท าให เซลท ต องการป อนข อม ลเป นเซลท างาน (Active cell) โดยการคล กเมาส ท เซลท ต องการป อนข อม ล เม อเซลใดเป นเซลท างาน ช อและต าแหน งของเซลจะ ปรากฏในแถบส ตรพร อมข อม ลท ป อนลงในเซล การเล อกเซลให เป นเซลท างานนอกจากจะเล อกคร งละ 1 เซลแล วย งม ว ธ การเล อกเซลให เป นเซลท างานคร งละหลาย ๆ เซลได อ ก ในกรณ ท ต องการเล อกเซลหลาย ๆ เซลต ดก นให เป นเซลท างานพร อมก นท าได โดยคล กเมาส ท เซลแรกท อย ขอบซ ายบนส ดให เป นเซล ท างาน แล วเล อนต วช ไปท เซลส ดท ายท ต องการให เป นเซลท างานจะอย ท ขอบขวาล างส ดกดแป น Shift ค างไว พร อมก บคล กเมาส หร อจะท าโดยการคล กเมาส ท เซลแรกท อย ท ขอบซ ายบนส ดและลากเมาส ไปย ง เซลล างขวาส ดก จะได เซลท างานหลาย ๆ เซลต ดก น แต ถ าต องการเล อกเซลท างานพร อมก นหลาย ๆ เซล และเซลเหล าน นไม ต ดก นท าได โดยคล กเมาส ท เซลแรกท ต องการให เป นเซลท างานแล วกดแป น Ctrl ค าง ไว และเล อนต วช ไปย งเซลท ต องการให เป นเซลท างานพร อมก บคล กเมาส ท าเช นน เร อยไปถ าต องให เซล อ น ๆ เป นเซลท างานอ ก ร ปท 2.31 แสดงการเล อกเซล B2 ให เป นเซลท างาน เพ ยงเซลเด ยวท าได โดยเล อนต วช ไปคล กท เซล B2 ร ปท 2.31 ร ปท 2.32 ร ปท 2.32 แสดงการเล อกเซลหลาย ๆ เซลท อย ต ดก นให เป นเซลท างานได แก เซลA2,A3,A4,B2,B3,B4 กระท าได โดยคล กเมาส ท เซล A2 ให เป นเซลท างาน แล ว เล อนต วช ไปท เซล B4 กดแป น Shift ค างไว พร อมก บคล ก เมาส หร อจะท าโดยการคล กเมาส ท เซล A2 และลากเมาส 26
ไปย งเซล B 4 ก ได ร ปท 2.33 แสดงการเล อกเซลหลาย ๆ เซลท ไม ต ดก น ให เป นเซลท างานได แก เซล B1,A3,C3 ท าได โดยคล กเมาส ท เซล B1 แล วกดแป น Ctrl ค างไว และเล อนต วช ไปย งเซล A3 พร อมก บคล กเมาส เล อนต วช ไปย งเซล C3 และกดแป น Ctrl ค างไว พร อมก บคล กเมาส ก จะได เซล B1,A3,C3 เป นเซล ท างานพร อม ๆ ก นตามท ต องการ ร ปท 2.33 2.4 การออกจากโปรแกรมเอ กเซล ถ าต องการออกจากโปรแกรมเอ กเซลหร อต องการเล กท างานเพ อกล บไปย งโปรแกรม Windows ม ว ธ การท าอย 2 ว ธ ค อ 1. คล กท ป มป ด ( ) บนแถบช อท ม ข อความ Microsoft Excell หร อ 2. คล กท แถบค าส งตรงค าส งหล กค าส ง แฟ ม แล วเล อนต วช ไปท ค าส งย อยช อ จบการท างาน พร อม ก บคล กเมาส (ด ร ปท 2.34 ประกอบ) การเล กท างานหร อออกจากโปรแกรมเอ กเซลถ าผ ใช งานย งไม ได บ นท กแฟ มข อม ลท ก าล งท างาน อย ในขณะน นโปรแกรมเอ กเซลจะย งไม เล กท างานแต จะเป ดหน าต างกรอบโต ตอบเพ อสอบถามผ ใช งาน ว าต องการบ นท กแฟ มข อม ลน หร อไม ด งร ปท 2.35 ถ าตอบใช โดยการคล กท ใช โปรแกรมเอ กเซลจะท า การบ นท กแฟ มข อม ล แต ถ า ตอบไม ค อคล กท ไม โปรแกรมเอ กเซลจะไม บ นท ก แฟ มข อม ลและจะออกจาก โปรแกรมเอ กเซลท นท แต ถ า ตอบยกเล กค อคล กท ยกเล ก โปรแกรมเอ กเซลจะกล บมา ย งตารางท างานเช นเด มจะไม สามารถออกจาก โปรแกรมเอ กเซลได ร ปท 2.34 27
ร ปท 2.35 ร ปท 2.35 กรอบโต ตอบก อนเล กใช งานโปรแกรมเอ กเซลในกรณ ท ย งไม ได บ นท กแฟ มข อม ล 28